Komisija za javnu nabavku ima ključnih uloga u pripremi i sprovođenju postupka javne nabavke. Njena uloga nije samo da pregleda ponude nakon isteka roka za njihovo podnošenje. Komisija učestvuje u više važnih faza postupka, od pripreme konkursne dokumentacije do stručne ocene ponuda i pripreme izveštaja o postupku.
Zbog toga stručnost i način rada komisije mogu značajno uticati na zakonitost, kvalitet i uspešnost celog postupka javne nabavke.
Ko imenuje komisiju za javnu nabavku?
Komisiju za javnu nabavku imenuje naručilac, u skladu sa Zakonom o javnim nabavkama. Komisija, po pravilu, ima neparan broj članova, a najmanje tri člana, pri čemu je zakonom propisano i učešće službenika za javne nabavke, odnosno lica sa odgovarajućim stručnim znanjem kada je to potrebno.
Sastav komisije nije samo formalno pitanje. Kod složenijih nabavki važno je da komisija raspolaže tehničkim licima odgovarnim za predmet konkretne nabavke.
Komisija nije samo telo koje pregleda ponude
Uloga komisije ne svodi se samo na pregled i stručnu ocenu ponuda nakon isteka roka za njihovo podnošenje.
U stvarnosti, njen posao počinje mnogo ranije jer Komisija priprema i sprovodi u celosti postupak javne nabavke.
Komisija preduzima sve radnje u postupku javne nabavke, a među važnim poslovima je i priprema konkursne dokumentacije. To je posebno odgovoran deo posla, jer se upravo konkursnom dokumentacijom definišu pravila prema kojima će se ponuđači takmičiti.
Pored toga, komisija učestvuje u komunikaciji sa privrednim subjektima, pregledu i stručnoj oceni ponuda, pripremi izveštaja o postupku i drugim radnjama koje zakon predviđa.
Priprema konkursne dokumentacije – jedan od najvažnijih zadataka
Kvalitetno pripremljena konkursna dokumentacija predstavlja osnovu za uspešan postupak javne nabavke.
Prilikom njene pripreme potrebno je jasno definisati predmet nabavke, tehničke specifikacije, uslove za izbor privrednog subjekta, kriterijume za dodelu ugovora i druge elemente koji su značajni za konkretan postupak.
Komisija pritom mora voditi računa da zahtevi budu jasni, opravdani i srazmerni predmetu nabavke.
Posebno je važno da se tehničkim specifikacijama, uslovima ili kriterijumima ne favorizuje određeni ponuđač i ne ograničava konkurencija bez opravdanog razloga.
Istovremeno, naručilac mora jasno definisati kvalitet i karakteristike koje su mu zaista potrebne. Dakle, dobra konkursna dokumentacija treba da pronađe ravnotežu između potreba naručioca, odgovarajućeg kvaliteta i stvarne konkurencije.
Upravo zato priprema konkursne dokumentacije zahteva mnogo više od popunjavanja obrazaca.
Pregled i stručna ocena ponuda
Nakon što ponude budu podnete i otvorene, komisija pristupa njihovom pregledu i stručnoj oceni, u skladu sa pravilima utvrđenim konkursnom dokumentacijom.
Potrebno je proveriti da li ponuđači ispunjavaju postavljene uslove, da li postoje osnovi za isključenje, da li su ponude sačinjene u skladu sa zahtevima i, kada je to primenljivo, izvršiti vrednovanje ponuda prema unapred utvrđenim kriterijumima.
Ovo je faza u kojoj se posebno vidi koliko je važno da je konkursna dokumentacija prethodno dobro pripremljena.
Komisija ne može naknadno menjati pravila postupka niti prilagođavati kriterijume pojedinačnoj ponudi. Ponude se ocenjuju prema pravilima koja su unapred postavljena za konkretnu javnu nabavku.
Nepristrasnost je osnov rada komisije
Članovi komisije moraju postupati profesionalno i nepristrasno.
Prilikom ocene ponuda nije relevantno ko je ranije dobijao ugovore, sa kim je naručilac ranije sarađivao ili za kog ponuđača neko smatra da bi bio „najbolji“. Odlučujući su uslovi i kriterijumi koji su utvrđeni za konkretan postupak.
Zato se nepristrasnost ne obezbeđuje samo prilikom pregleda ponuda. Ona mora postojati od samog početka pripreme postupka.
Komisija mora znati šta i kako ocenjuje
Jedan od najvažnijih praktičnih problema u radu komisije jeste situacija kada članovi dobro poznaju predmet nabavke, ali nisu dovoljno upoznati sa pravilima postupka javne nabavke – ili obrnuto.
Kod složenijih nabavki često je potrebno spojiti pravno znanje sa stručnim znanjem iz oblasti koja je predmet nabavke.
Zato je važno da članovi komisije razumeju:
- koje su njihove obaveze u konkretnom postupku;
- kako se priprema konkursna dokumentacija;
- kako se proverava ispunjenost postavljenih zahteva;
- kako se ponude pregledaju i ocenjuju;
- kako se postupa kada se pojavi nedoumica ili nepravilnost;
- kako se dokumentuju preduzete radnje i obrazlažu zaključci komisije.
Zašto je stručnost komisije važna?
Greška napravljena u pripremi konkursne dokumentacije može uticati na ceo postupak. Nejasan zahtev može izazvati pitanja ponuđača, loše postavljen uslov može nepotrebno smanjiti konkurenciju, a greška u pregledu ponude može dovesti do pogrešne ocene.
Zato komisija za javnu nabavku nije samo formalno telo koje treba „sastaviti“ da bi postupak mogao da počne.
Komisija treba da bude osposobljena da svoj deo posla obavi stručno, pažljivo i u skladu sa pravilima javnih nabavki.
Stručna komisija je važna za dobar postupak javne nabavke
Uspešan postupak javne nabavke ne zavisi samo od toga da li je ispoštovan propisani redosled koraka. Važno je kako su ti koraci pripremljeni i sprovedeni.
Od pravilnog definisanja potreba i pripreme konkursne dokumentacije, preko komunikacije sa ponuđačima, do pregleda i stručne ocene ponuda – komisija ima važnu ulogu u velikom delu postupka.
Zato je obuka članova komisije za javne nabavke važna za sve koji učestvuju u pripremi i sprovođenju postupaka, a ne samo za službenika za javne nabavke.
Dobro obučena komisija lakše prepoznaje rizike, pravilnije primenjuje pravila i sigurnije postupa u situacijama koje se ne mogu rešiti samo „prepisivanjem“ ranije prakse.
A upravo je priprema konkursne dokumentacije jedna od oblasti u kojoj se stručnost komisije posebno pokazuje.
NAUČITE SVE O JAVNIM NABAVKAMA NA NAŠIM OBUKAMA
tenderi@milveco.com
+381 63531581
